erschienen in der FAQ-Reihe von Gründer.de / Autor Carsten Häming
Als Gründer eines Start-ups hast du bestimmt schon öfter über die professionelle Unterstützung durch das Outsourcing von wesentlichen CFO-Dienstleistungen in deinem Unternehmen nachgedacht. Vielfach hindern Bedenken über die potenziellen Fallstricke von ausgelagerten Dienstleistungen viele Start-ups daran, die wesentlichen Vorteile des Outsourcings zu erkennen. In diesem Gründer FAQ gehen wir der Frage nach, wie du die CFO-Dienstleistungen bei deinem Start-up richtig outsourcen kannst.
Outsourcing ist fast immer billiger, effizienter und flexibler als die Einstellung von eigenem Personal. Allerdings kannst du Outsourcing nicht nur zur Kostenreduzierung nutzen. Vielmehr profitiert dein Start-up beim Outsourcing von Fachwissen und Erfahrungen, die aktuell so noch nicht verfügbar sind. Dabei spielt es keine Rolle ob die Dienstleistungen in technischer Hinsicht oder in Bezug auf das Management eingekauft werden.
Dann macht das Outsourcen von CFO-Dienstleistungen auch Sinn
Ein ausgelagerter CFO bietet die gleichen Fähigkeiten wie ein fest angestellter CFO, jedoch auf vertraglicher Basis. Die Person, die für die Finanzen deines Start-ups verantwortlich ist, ist also ein Auftragnehmer und kein Vollzeitmitarbeiter.
Das Outsourcing von CFO-Dienstleistungen ist eine gute Option, wenn es sich dein Start-up noch nicht leisten kann einen CFO in Vollzeit einzustellen. Die Vorteile und Mehrwerte überwiegen deutlich die Kosten für die Einstellung eines ausgelagerten CFO. Außerdem kann es wesentlich kostengünstiger sein, als einen herkömmlichen Vollzeit-CFO einzustellen.
Aber sind CFOs nicht größeren Unternehmen vorbehalten, die viel Umsatz machen? Nicht unbedingt. Der richtige CFO kann für jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Umsatzgröße, einen erheblichen Mehrwert darstellen.
Genau wie ein normaler CFO bietet ein ausgelagerter CFO deinem Start-up wesentliche Mehrwerte durch Finanz-, Controlling- und Buchhaltungsdienstleistungen sowie weitere Beratungsansätze in der Unternehmensentwicklung. Mit anderen Worten: Ein ausgelagerter CFO tut genau das Gleiche wie ein fest angestellter CFO.
Welche Dienstleistungen übernimmt ein ausgelagerter CFO
Da ausgelagerte CFOs die gleichen Funktionen wie Vollzeit-CFOs haben, übernehmen sie eine Vielzahl von Aufgaben im Zusammenhang mit den Finanzen, dem Controlling, der Buchhaltung und dem unternehmerischen Tagesgeschäft deines Start-ups. Zu den wichtigsten Aufgaben eines ausgelagerten CFOs gehören:
Finanz- und Liquiditätsplanung
Ausgelagerte CFOs können dir helfen, eine professionelle Finanz- und Liquiditätsplanung zu erstellen. Auf diese Weise hast du die Finanzen deines Start-ups stets unter Kontrolle und weißt, wie viel du ausgeben kannst, wofür du es ausgeben willst und wann du es ausgeben willst.
Zukünftige Projektionen
Einfach ausgedrückt: Finanzielle Prognosen und Szenarien helfen dir in die Zukunft zu sehen. Mit anderen Worten: Sie helfen dir, deine Umsatz- und Ertragspotenziale zu erkennen und zu wissen, wie sich dein Start-up sowohl kurzfristig als auch langfristig entwickeln könnte.
Cashflow-Management
Eine der größten Herausforderungen für Start-ups ist ein ausreichender Cashflow. Einfach ausgedrückt: Ohne einen angemessenen Cashflow wirst du Schwierigkeiten haben, dein Start-up über Wasser zu halten. Hier können dir ausgelagerte CFOs helfen, deinen Cashflow zu verwalten und sicherzustellen, dass du immer über das notwendige Kapital verfügst, um deine Ausgaben zu bezahlen oder in Dienstleistungen für dein Start-up zu investieren.
Finanzielle Berichterstattung
Finanzberichte wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) oder betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) zeigen dir auf einen Blick den finanziellen Zustand deines Start-ups. Darüber hinaus können dir diese Berichte helfen, wenn du deine Finanzen gegenüber Investoren oder anderen Kapitalgebern darlegen musst oder wenn du eine Finanzierung bei einer Bank benötigst.
Aussagekräftige Präsentationen
Ein ausgelagerter CFO kann von unschätzbarem Mehrwert sein, wenn du Präsentationen für Investoren oder andere Kapitalgeber erstellen musst. Aufgrund seiner Erfahrung und Fähigkeiten ist er in der Lage, alle Fragen zu beantworten und Auskünfte zu geben, die an dein Start-up gerichtet werden.
Risikominderung und Krisenbewältigung
Das Risiko ist ein unvermeidlicher Bestandteil der Geschäftstätigkeit als Unternehmer. Gründer von Start-ups wissen das besser als jeder andere. Die Gefahr besteht darin, dass nicht geminderte Risiken das Wachstum deines Start-ups verhindern können. In schwerwiegenderen Fällen können Risiken auch das Ende eines Start-ups bedeuten.
Ausgelagerte CFOs verfügen in der Regel über ein umfassendes Wissen durch die Tätigkeit auf verschiedenen Märkten und in verschiedenen Industriesegmenten, was bedeutet, dass sie intuitiv dabei helfen können, Risiken aus den internen Abläufen deines Start-ups, dem laufenden Finanzmanagement und den externen Marktbedingungen zu erkennen und zu bewältigen.
Was sind die erforderlichen Fähigkeiten eines ausgelagerten CFOs
Die Beraterwelt ist vielschichtig. Das macht es dir nicht leicht, den richtigen CFO zu finden, der zu deinem Start-up passt. Bevor du also mit der Suche beginnst, musst du dir ein Bild machen und deine Erwartungen an deinen ausgelagerten CFO kennen. Diese Aufstellung der wesentlichen Fähigkeiten kann dir dabei hilfreich sein:
1. Modellierung von Szenarien
Suche nach einem ausgelagerten CFO, der seine Fähigkeiten und Dienstleistungen im Bereich der Szenariomodellierung von alternativen Zukunftsplanungen unter Beweis stellt. Damit stellst du sicher, dass dein Start-up auch bei Worst-Case-Ereignissen (z. B. Corona, der Krieg in der Ukraine und die derzeitige Rezession) kontinuierlich arbeitet und seine Zahlungsfähigkeit bewahrt. Diese Modellierung von unterschiedlichen Situationen vertieft das strategische Verständnis, das ein ausgelagerter CFO einbringen kann. Zudem schärft es das Risikobewusstsein im gesamten Start-up.
Die Modellierung von alternativen Szenarien hebt Reibungspunkte hervor und unterstreicht das Gewicht von Unwägbarkeiten, die in deinem Geschäftsmodell enthalten sind. Und es geht nicht nur um Schwarzmalerei. Ein ausgelagerter CFO mit diesen Fähigkeiten wird auch Szenariomodelle einsetzen, um für Best-Case-Szenarien (wie günstige Marktbedingungen) zu planen. Dies wiederum fördert ein breiteres, innovativeres Denken in deinen Teams.
Eine professionelle Szenariomodellierung unterstützt die tiefgreifende Kultur deines Start-ups. Sie ermöglicht es deinem Finanzteam, sich als strategischer Partner innerhalb des Start-ups zu positionieren und fördert die Zusammenarbeit und das kreative/strategische Denken des Teams.
Während du den weiteren Geschäftsaufbau vorantreibst, kann ein ausgelagerter CFO andere Bereiche deines Start-ups positiv beeinflussen. Ein gutes Beispiel dafür ist die Kommunikation der Finanzergebnisse an Investoren oder weitere Kapitalgeber. Der ausgelagerte CFO wird dich dabei unterstützen und die ersten Fragen und Auskunftsersuche für dich beantworten.
Die professionelle Szenariomodellierung verbessert nachweislich die Leistung von deinen Teams und stärkt das Vertrauen von Mitarbeitern, Kunden und Kapitalgebern.
2. Einhaltung von Vorschriften
Erfahrung spricht Bände, heißt das Sprichwort, wenn es um die Einhaltung von Vorschriften geht. Dies gilt insbesondere im Steuerbereich. Suche nach einem ausgelagerten CFO, der über die Erfahrung, das spezifische Wissen und die steuerlichen Fähigkeiten verfügt. Steuerfragen gehören zu den Aufgaben, die bei dir am meisten Zeit verursachen, Energie rauben und Stress verursachen.
Wenn du sicherstellst, dass dein ausgelagerter CFO sich mit der Einhaltung von Steuervorschriften auskennt, musst du dich um eine Sache weniger kümmern. Du kannst dich auf das konzentrieren, was du am besten kannst, nämlich dein Start-up zu führen und mit Kunden zu sprechen. Im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt gibt dir der ausgelagerte CFO auch die Gewissheit, dass deine Buchhaltung in Ordnung ist.
Wenn doch einmal etwas schief geht, sollte ein ausgelagerter CFO über die nötigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um dir zu helfen. Als erfahrener Geschäftsmann kennt er auch andere Gesetze und Vorschriften, die dein Start-up betreffen, einschließlich des Gesellschaftsrechts. Das bedeutet, dass er in der Lage ist, dir bei allen Fragen zur Einhaltung von Gesetzen und relevanten Vorschriften zu helfen.
3. Ressourcenmanagement
Als Gründer eines Start-ups wird die Liste deiner täglichen Aufgaben immer länger und scheint nie zu enden. Aber der Tag hat nur 24 Stunden und du bist nur eine Person.
Du hast also die Wahl. Entweder du stehst unter großem Zeitdruck und hast oft Mühe alles in deinem Tagesplan unterzubringen. Oder du suchst dir einen ausgelagerten CFO, der bei der Verwaltung der finanziellen Themen wie etwa Produktentwicklung, Kundenbeziehungen, Kapitalbeschaffung, Mitarbeiter und anderen Geschäftsabläufen unterstützt.
Frage bei der Auswahl des ausgelagerten CFOs unbedingt nach dessen Unterstützung bei den täglichen Aufgaben, der eigenen verfügbaren Ressourcenverwaltung sowie nach seiner spezifischen Erfahrung in deinem Arbeitsbereich.
Du brauchst einen ausgelagerten CFO, dem du voll vertrauen kannst. Andernfalls wirst du über kurz oder lang die Arbeit des CFOs in deine Aufgabenliste aufnehmen. Dann stehst du wieder am Anfang. Deshalb suche nach dem richtigen Partner für dich und dein Start-up. Wenn du den passenden ausgelagerten CFO in dein Team aufnimmst, kannst du viel Zeit, Mühe und Ressourcen sparen.
4. Interne Schulung
Ein ausgelagerter CFO sollte anbieten, mit dir und deinem Team zusammenzuarbeiten. Interne Schulungen gehören dazu, damit alle im Team die Funktionsweise der Finanzen und ihre Auswirkungen auf das Start-up besser verstehen.
Denke daran, dass echte Verbesserungen nur mit Verständnis möglich sind. Und Schulungen sind der Weg dorthin. Idealerweise solltest du damit beginnen, die Fähigkeiten deines Teams in den folgenden Bereichen auszubauen:
- Planungen und Prognosen
- Berichtswesen
- Buchführung und Sorgfaltspflicht
- Cashflow-Management
5. Finanzielle Projektionen
Jedes Start-up braucht Finanzprognosen. Nicht zuletzt, weil sie das Umsatz- und Ertragspotenzial deines Unternehmens aufzeigen und dir bei zukünftigen Gesprächen mit Kapitalgebern helfen. Sie bilden auch die Grundlage für deine Finanz- und Liquiditätsplanung. Daher ist es für realistische Vorhersagen wichtig, dass die Prognosen von einem Finanzexperten erstellt werden.
Ein ausgelagerter CFO sollte deine Finanzergebnisse aus historischen Perioden nutzen, um die Entwicklung des Start-ups in den kommenden Monaten und Jahren vorherzusagen. Er prognostiziert die Ausgaben und Einnahmen in allen Geschäftsbereichen, um dir ein besseres Bild aufzuzeigen, wie deine Umsatzkosten steigen werden oder wie viele neue Mitarbeiter du brauchst, um deine Umsatzziele zu erreichen.
Ein ausgelagerter CFO sollte auch die bereits vorhandenen Finanzprognosen prüfen und dann die Verantwortung für deren Erweiterung und Pflege übernehmen.
6. Wesentliche Vertragsabschlüsse
Im Idealfall kann der ausgelagerte CFO dich beraten, wie du die profitabelsten Verträge mit Kunden und Lieferanten aushandelst. Frage also nach einigen Referenzen aus seinen bisherigen Tätigkeiten.
Aus finanzieller Sicht sollte der ausgelagerte CFO potenzielle Risiken erkennen, die das Unternehmen am Ende Geld kosten könnten. Auf diese Weise kann er sicherstellen, dass die Verträge das Unternehmen nicht einem unangemessenen Risiko aussetzen.
Aus geschäftlicher Sicht sollte er auch beurteilen, ob die Vertragsbedingungen im besten Interesse des Unternehmens sind. Zudem kann er Möglichkeiten vorschlagen, die Verträge für dein Start-up rentabler zu gestalten. Die Überprüfung von Kunden- und Lieferantenverträgen erfordert einen ausgelagerten CFO, der deine Branche und deinen Kundenstamm intuitiv versteht und Erfahrung damit hat.
7. Finanz- und Liquiditätsplanung
Eine professionelle Finanz- und Liquiditätsplanung hilft dir, den Überblick über die finanzielle Lage deines Unternehmens zu behalten. Der ausgelagerte CFO sollte sich damit besonders gut auskennen. Mit einer effektiven Finanz- und Liquiditätsplanung behältst du den Überblick über die wichtigsten Finanzzahlen deines Start-ups.
Auf diese Weise kannst du sowohl kurzfristig als auch langfristig besser für die Zukunft planen. Erkundige dich beim ausgelagerten CFO nach dessen Expertise bei Finanz- und Liquiditätsplanungen und dem Umfang der Unterstützung.
8. Individuelle Zeitpläne
Hier geht es weniger um eine Fähigkeit als um einen kleinen Ratschlag. Erkundige dich, wie der Beratungsprozess in Bezug auf den vorgegebenen Zeitplan funktioniert. Denke daran, dass der ausgelagerte CFO seine Arbeitszeiten selbst bestimmt, d. h. selbst wenn er alle Kriterien erfüllt, kann es sein, dass er nicht da ist, wenn du ihn brauchst.
Lege fest, wie viele Besprechungen und Nachholtermine ihr zur Umsetzung und Abwicklung der Dienstleistungen benötigt und suche dann einen ausgelagerten CFO, der diese Anforderungen erfüllen kann.
9. Finanzielle Berichterstattung
Finanzberichte wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie BWAs und SuSas liefern dir wertvolle Informationen über die Finanzensituation deines Start-ups. Anhand dieser Berichte lässt sich feststellen, ob du mit deinem Wachstumsplan auf Kurs bist oder nicht.
Wo kommt also ein ausgelagerter CFO ins Spiel? Er sollte über die Fähigkeiten und die Erfahrung verfügen, diese Berichte zu analysieren und zu interpretieren, um dir wertvolle Einblicke in die finanzielle Gesundheit deines Start-ups zu geben.
10. Unternehmenswachstum
Ein ausgelagerter CFO sollte dir helfen, das Wachstum deines Start-ups zu fördern. Von der Unterstützung beim Aufbau und der Optimierung deiner Finanzprozesse bis hin zu einer Präsentation für Kapitalgeber, musst du dich darauf verlassen können, dass der von dir ausgewählte CFO dieser Aufgabe gewachsen ist. Denke daran, dass der ausgelagerte CFO folgende Dienstleistungen professionell abbildet:
- Szenariomodellierung
- Finanz- und Liquiditätsplanung
- Buchhaltungsmanagement
- Rentabilitätsanalyse
- Cashflow-Prognose
- Lohn- und Gehaltsabrechnungsmanagement
- Finanzdokumentation und professionelle Kontrolle
- Controllingsysteme und Risikokontrolle
CFO-Dienstleistungen an deine Bedürfnisse anpassen
Die meisten Start-ups wissen, dass sie einen CFO brauchen, sind sich aber nicht zu 100 % sicher, was das bedeutet. Auf der Grundlage deiner aktuellen Wachstumsphase und deiner eigenen Unternehmensziele solltest du daher mit deinem ausgelagerten CFO einen individuellen Plan zur Realisierung erstellen. Von den realistischen Wachstumsprognosen über die komplexe Buchhaltung bis hin zu den strategischen Fragestellungen sollten die Ziele in der Zusammenarbeit mit deinem ausgelagerten CFO klar definiert werden und nach Fortschritt individuell an die Bedürfnisse deines Start-ups angepasst werden. Letztlich wird das Umfang der CFO-Dienstleistungen von dir und deinem Start-up bestimmt.
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